Política de Privacidad

En Kool Agent (accesible desde koolagent.com), la privacidad y seguridad de la información de nuestros usuarios, empresas asociadas y personal técnico son prioritarias. Esta Política de Privacidad describe cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos y protegemos la información a través de nuestra plataforma y servicios integrados mediante la API de WhatsApp Business.

1. Responsable del Tratamiento de Datos

El responsable del tratamiento de los datos recolectados es Kool Agent, con operación y domicilio en la República de Colombia, actuando conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y normas complementarias de protección de datos personales.

2. Información que Recopilamos

Para la correcta gestión y trazabilidad operativa de servicios técnicos de climatización y refrigeración, podemos procesar los siguientes datos:

• Datos de Identificación y Contacto: Número de teléfono de WhatsApp, nombres, correos electrónicos y rol operativo (administrador, coordinador o técnico de campo).
• Información Operativa y de Servicios: Datos de órdenes de trabajo, equipos intervenidos (marca, modelo, serial, ubicación física) y datos de clientes receptores del servicio.
• Registros Técnicos y Multimedia: Mensajes de texto, notas de voz, descripciones técnicas y fotografías tomadas en campo enviadas voluntariamente como evidencia de ejecución del servicio técnico.

3. Finalidad del Tratamiento de Datos

Los datos recopilados se destinan exclusivamente a:

• Procesar, registrar y actualizar bitácoras y estados de órdenes de servicio en tiempo real.
• Compilar reportes técnicos digitales y hojas de servicio en formato PDF para los clientes y empresas suscritas.
• Estandarizar y formalizar notas operativas mediante procesamiento asistido por modelos de inteligencia artificial (Google Cloud Platform y Google AI Studio).
• Permitir la trazabilidad técnica interna requerida por cada centro de servicio autorizado.

4. Uso de la API de WhatsApp y Servicios de Meta

Kool Agent utiliza la infraestructura oficial de WhatsApp Cloud API (Meta Platforms, Inc.) para la transmisión y recepción de mensajes operativos. No utilizamos la información técnica ni los números telefónicos para enviar publicidad masiva no solicitada (spam) ni comercializamos números con terceros bajo ninguna circunstancia.

5. Almacenamiento y Seguridad de la Información

Toda la información, registros de bases de datos y archivos multimedia se almacenan en infraestructuras seguras de computación en la nube (Google Cloud Platform) bajo estándares de cifrado en tránsito y en reposo, así como estrictas políticas de aislamiento multi-inquilino (multi-tenant) que garantizan que ninguna empresa tenga acceso a los datos de otra.

6. Compartición de Datos con Terceros

Kool Agent no vende, alquila ni comercializa datos personales. La información solo se comparte con proveedores de infraestructura esenciales para la operatividad técnica del servicio (Meta Platforms, Inc. para mensajería, Google Cloud Platform para almacenamiento y procesamiento computacional), sujetos a acuerdos estrictos de privacidad y confidencialidad.

7. Derechos del Titular y Eliminación de Datos

Conforme a la legislación vigente, los usuarios y titulares de los datos tienen derecho a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales de nuestros registros. Para ejercer estos derechos o solicitar la baja total de su información, puede escribir a: contacto@koolagent.com indicando el número telefónico y la solicitud correspondiente.

8. Modificaciones a esta Política

Nos reservamos el derecho de actualizar esta política para reflejar cambios normativos o mejoras en la arquitectura del sistema. Cualquier modificación será publicada oportunamente en este mismo enlace.